14 Tagungshotels Protokolle bringen Struktur ins Gesprächschaos Stundenlang werden im Meeting Ideen ausgetauscht – doch was wird am Ende eigentlich beschlossen? Was hat die Chefin gerade gesagt? Wovon spricht der Kollege eigentlich? Nicht selten geht es in beruflichen Besprechungen chaotisch zu. Protokolle können helfen, das Gesagte in Form zu bringen und konkrete Arbeitsziele zu formulieren. „Als erstes muss ich mich fragen, was der Zweck des Protokolls ist. Sollen Ergebnisse festgehalten werden oder Verläufe?“, sagt Dagmar Knorr von der Gesellschaft für Schreibdidaktik und Schreibforschung. Sie weiß, dass das Prinzip Protokoll nur dann funktioniert, wenn jemand die Verantwortung dafür übernimmt. Vorab einen Protokollführer festzulegen, sei deshalb unerlässlich, so Knorr. Das heißt jedoch nicht, dass stets nur eine Person am Protokoll arbeiten darf. „Ich empfehle Protokolle direkt so zu schreiben, dass alle Beteiligten das Protokoll sehen können und direkten Zugriff darauf haben.“ So könnten Missverständnisse schnell ausgeräumt werden. Hat man etwas nicht mitbekommen, können Kollegen außerdem ergänzen oder korrigieren. Etwas anders sieht das Andrea Breme, Businesstrainerin aus München. „In der Regel empfehle ich, dass nur eine Person Protokoll schreiben sollte. So schafft man ein einheitliches Bild, Kontinuität und das Protokoll ist besser nachzuvollziehen.“ Vorbereitung nicht vergessen Einig sind sich die Expertinnen aber bei einem anderen Thema: Ein Protokoll braucht Vorbereitung. „Welche Teilnehmer sind da, welche Unterlagen habe ich schon und vor allem, welche Themen stehen auf der Tagesordnung? Es ist ganz wichtig, dass der Protokollführer sich schon im Vorfeld auf diese Fragen vorbereitet“, sagt Breme. Insbesondere die Tagesordnung dient dazu, dem Protokoll Struktur zu geben. Damit das Protokoll auch nachhaltig wirkt, sollten außerdem die besprochenen Arbeitsaufträge aufgenommen werden: Was ist zu machen? Wie ist es zu machen? Wer macht es? Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein? „Es müssen realistische Ziele sein, die konkret formuliert werden. Gegebenenfalls muss man eine Aufgabe in Etappenziele aufteilen“, sagt Breme. Und dann ist da noch ein beliebter Fehler, der allzu oft begangen wird: „Der Versuch, alles mitzuschreiben“, sagt Knorr. Anstatt jedes Wort hektisch zu notieren, empfiehlt sie lieber vorab im Team zu besprechen, was genau eigentlich festgehalten werden soll. Anke Dankers, dpa Ein Protokoll soll das Wichtigste zusammenfassen. Foto: Klaus-Dietmar Gabbert/dpa-tmn Buchen Sie Ihren tagungsraum im Hotel in Straubing. Kümmern Sie sich unbeschwert um Ihre Projekte, während wir Ihnen den perfekten Service bieten! www.hotelasam.de
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